Guía de Usuario

1. Añadir invitados

Para comenzar, necesitas registrar a tus invitados en el panel.
Tienes dos formas de hacerlo: añadir manualmente o importar desde Excel.

Añadir manualmente

• Haz clic en “Añadir invitados” (+).
• En el formulario escribe:
  • Nombre del grupo o familia → este nombre se mostrará en la invitación que reciba tu contacto principal. Puede ser un nombre de grupo/familia (ejemplo: Familia García) o un nombre individual (ejemplo: Juan Pérez).
  • Contacto principal → la persona que recibirá la invitación y podrá confirmar por todo el grupo (ejemplo: Juan García).
  • Teléfono con código de país → incluye el prefijo internacional (ejemplo: +52 8112345678). Este celular será el que reciba la invitación por WhatsApp.
• Selecciona el tipo de confirmación:
  • Por cantidad de invitados: defines cuántas personas están invitadas en el grupo.
  En la invitación aparecerá el texto: “Esta invitación es para X personas”.
  Cada invitado deberá escribir su nombre al confirmar asistencia.
  
  • Por nombre de invitados: registras en el panel cada invitado con su nombre completo.
  En la invitación aparecerán listados esos nombres.
  Los invitados solo deberán marcar si asistirán o no.
  
• Haz clic en “Guardar” o en “Guardar y añadir otro grupo” si planeas seguir agregando más familias o personas.
  

⚠️ Importante: después de guardar, no podrás editar los datos básicos (nombre del grupo, contacto principal y teléfono). Si te equivocas en alguno de esos campos, deberás eliminar el grupo y volverlo a crear.

Importar desde Excel

Si prefieres, puedes cargar todos tus invitados desde una hoja de cálculo.

• Haz clic en Importar / Exportar invitados.
• Descarga primero la plantilla oficial de ejemplo.
  Esta plantilla ya tiene el formato correcto que el sistema necesita para leer tus datos.
• Complétala con la información de cada grupo:
  • Nombre del grupo o familia → se mostrará en la invitación. Puede ser un nombre de familia/grupo (ejemplo: Familia García) o un nombre de persona individual (ejemplo: Juan Pérez).
  • Código de país → prefijo con “+” (ejemplo: +52).
  • Teléfono de contacto → número del contacto principal. A este celular se enviará la invitación por WhatsApp.
  • Número de invitados → si usas confirmación por cantidad de invitados.
  • Nombres de invitados → si usas confirmación por nombre. Escribe cada nombre separado por comas (ejemplo: Juan Díaz, Ana Díaz, Sofía Díaz, Miguel Díaz).
• Cuando completes el archivo, súbelo al sistema con el botón “Selecciona un archivo” y luego haz clic en “Cargar lista”.
• El sistema procesará la información:
  • Los grupos válidos se añadirán directamente a tu panel.
  • Si hay errores (teléfono inválido, datos faltantes, nombres duplicados, etc.), esos renglones no se cargarán. Verás una lista con los problemas detectados para corregir tu archivo y volver a subirlo.

Exportar Excel

Desde el botón Importar / Exportar invitados, también puedes descargar tu lista completa con todos los datos que ya tengas en el panel.

El archivo incluirá:

• Nombre del grupo o familia
• Contacto principal y teléfono
• Número de invitados
• Confirmados, pendientes y declinados
• Estado de envío y fecha de envío

💡 Tip: exporta tu lista antes o después del evento para tener un respaldo, revisar confirmaciones o compartirla con alguien que te ayude en la organización.

2. Gestionar lista de invitados

Los invitados se muestran en una tabla (en escritorio) o tarjetas (en móvil). Cada grupo incluye:

• Contacto principal y Familia/Grupo.
• Código único de invitación.
• Teléfono (destino de la invitación).
• N° invitados registrados.
• Estado → Confirmados, Pendientes, Declinados.
• Enviada → si ya se mandó la invitación.
• Acciones rápidas → Enviar WhatsApp, Copiar mensaje, Editar, Eliminar.

3. Enviar invitaciones por WhatsApp

Para enviar una invitación:

• Haz clic en el ícono verde de WhatsApp junto al grupo.
• Se abrirá un chat con el contacto principal, con el mensaje listo para enviar.
  Este mensaje incluye un saludo, el enlace de la invitación y el código único del grupo.
• Al enviarlo, el sistema marcará automáticamente la invitación como Enviada, mostrando la fecha y hora.

También puedes copiar el mensaje (ícono de copiar) para pegarlo en otro medio, como correo o SMS.
Si lo haces manualmente, marca la casilla de Enviada para mantener tu lista actualizada.

4. Editar información

Haz clic en Editar (lápiz) en el grupo deseado para abrir la ventana.

En esta ventana podrás:

• Cambiar el estado de cada invitado (Confirmado, Pendiente, Declinó).
• Agregar nuevos invitados al grupo con “Añadir invitado”.

Guarda los cambios para actualizar la tabla principal.

* Invitados no se eliminan de manera individual; si alguien no asiste, márcalo como Declinó.
* Solo puedes aumentar el número de invitados, no reducirlo.

5. Eliminar un grupo

Si necesitas quitar un grupo, haz clic en el ícono de papelera y confirma la acción. Ten cuidado: esta acción borra toda la información asociada y no puede deshacerse.

6. Buscar y filtrar

Usa el campo de búsqueda para encontrar un grupo por nombre o contacto. También puedes filtrar la lista para mostrar todas las invitaciones, solo las enviadas o las no enviadas.

7. Mi Perfil y mensaje de WhatsApp

Haz clic en el ícono de perfil (arriba a la derecha) para acceder a Mi Perfil.
Aquí verás tres apartados:

• Información del evento → nombre del evento, fecha y enlace a tu invitación web.
• Información de contacto → tu nombre, teléfono y correo.
  (Estos datos no se editan desde aquí. Si necesitas cambiarlos, contacta al equipo de Weddeb.)
• Mensaje de WhatsApp → puedes personalizar el texto del mensaje que se envía automáticamente al compartir tus invitaciones.

Usa los marcadores dinámicos para que el sistema inserte los datos de cada grupo:

• {{link}} → enlace de la invitación web
• {{codigo}} → código único del grupo
• {{invitados}} → número de invitados asignados

💡 No elimines los símbolos {{ }}.
El sistema los reemplaza automáticamente con la información de  cada invitado.

8. Consejos rápidos

• Verifica siempre el teléfono del contacto antes de enviar.
• Designa un contacto principal de confianza por grupo.
• Marca como declinó a quienes no asistan en lugar de eliminarlos.
• Contacta a soporte Weddeb si surge algún problema técnico.
• Recomendación práctica: utiliza el panel desde una computadora y mantén abierto WhatsApp Web en otra pestaña. Así podrás enviar invitaciones más rápido y controlar mejor el estado de envío.

9. ¿Cómo ven mis invitados el formulario de invitación?